Ban Chủ nhiệm CLB Tình nguyện Học viện Ngoại giao gồm 13-14 thành viên, chia thành 01 Ban Thường trực và 04 Ban Chuyên môn.
*(Theo quyết định về cơ cấu BCN từ Nhiệm kỳ 2022-2023)
Cụ thể:
Thường trực
Chủ tịch
Phó Chủ tịch phụ trách Đối ngoại - Truyền thông
Phó Chủ tịch phụ trách Văn nghệ - Hậu cần
Ban Đối ngoại
Trưởng Ban
Phó Ban
Ban Truyền thông
Trưởng Ban
Phó Ban Media
Phó Ban Design
Ban Văn nghệ
Trưởng Ban
01-02 Phó Ban
Ban Hậu cần
Trưởng Ban
Phó Ban phụ trách Tài chính - Nhân sự
Phó Ban phụ trách Sự kiện - Cơ động
Điều hành
Ban Chủ nhiệm là cơ quan phụ trách hoạt động chung của toàn thể CLB. Có chức năng định hướng hoạt động theo năm, quý, tháng và theo các chương trình; chỉ đạo trực tiếp và xuyên suốt các hoạt động tình nguyện, hoạt động nội bộ của CLB; quyết định các công việc chung nhất, lớn nhất - mang tính chiến lược của CLB.
Quản lý
Ban Chủ nhiệm thực hiện việc quản lý công việc chung và quản lý nhân sự thông qua hệ thống các Ban và quy chế tổ chức, đứng đầu là Thường trực. Ban Chủ nhiệm quyết định số lượng thành viên tuyển chọn vào CLB và việc sinh hoạt (dừng sinh hoạt) CLB đối với thành viên BCN và thành viên CLB.
Xây dựng và phát triển CLB
Ban Chủ nhiệm phải đảm bảo sự tiến bộ của CLB trong mọi mặt, quan trọng nhất là nhân sự, chương trình. Trong đó, việc không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn của BCN là yêu cầu tối quan trọng. Ban Chủ nhiệm tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân sự chất lượng cao, có tinh thần tình nguyện vì cộng đồng, vì tập thể để thực hiện có hiệu quả các kế hoạch, mục tiêu đề ra.
Ban Chủ nhiệm cần tìm kiếm các giải pháp mới, chất lượng để quản lý và điều hành CLB. Đồng thời, không ngừng mở rộng quy mô hoạt động của CLB phù hợp với yêu cầu khách quan của xã hội và sự phát triển của CLB.
Đảm bảo quyền lợi của thành viên
Ban Chủ nhiệm phải tổ chức sinh hoạt hợp lý để tất cả thành viên được tham gia hoạt động, trải nghiệm thực tế.
Ban Chủ nhiệm phải xin xét duyệt điểm SHCĐ cho thành viên tham gia hoạt động trong các chương trình tình nguyện phù hợp với tính chất chương trình và thông báo cho thành viên biết.
Thu quỹ hoạt động và minh bạch quỹ
Ban Chủ nhiệm thu quỹ sinh hoạt CLB thường niên sau khi tuyển thành viên Gen mới. Các nguồn quỹ thu - chi phải được công khai, minh bạch và có báo cáo tổng kết cuối nhiệm kỳ. Quỹ cuối nhiệm kỳ này phải đảm bảo đủ cho hoạt động tối thiểu của BCN nhiệm kỳ tiếp theo trong hoạt động tuyển thành viên.